Як не втратити співробітників, що працюють віддалено

Турбота про співробітників — одне з головних завдань HR. Але в нових реаліях це — найважливіше завдання. В умовах віддаленої роботи стає важче підтримувати корпоративну культуру і помічати потреби співробітників. Це часто призводить до хвилі звільнень, яка несподівано накриває HR-фахівця.

На вебінарі від Hurma ми обговорили:

• Як змінилася професія HR в період кризи

• Як налаштувати віддалений менеджмент

• Чому співробітники йдуть і як цього не допустити

• Інструменти, які допомагають нам утримувати таланти

У цій статті ми зібрали найважливіші думки вебінару, який відбувся 16 квітня. 

HR-фахівці зараз потрібні компанії, як ніколи

HR — перший фахівець в компанії, який піклується і оберігає своїх співробітників. На плечах HR-менеджера лежать складні і об'ємні завдання, а ще велика кількість рутинних процесів. HR повинен одночасно встигати розвивати корпоративну культуру, підвищувати лояльність співробітників, проводити опитування, розробляти HR-стратегію, та інше. Водночас, потрібно вести облік відпусток, лікарняних, проводити рев'ю й виконувати інші рутинні завдання. Під час кризи, коли величезна кількість компаній перейшли на віддалений режим роботи, підхід до HR-функцій змінився.

Фахівці з персоналу стали більше:

• Економити гроші бізнесу
• Інформувати співробітників
• Спілкуватися зі співробітниками
• Працювати над утриманням персоналу
• Мотивувати співробітників
• Фокусуватися на головних завданнях
• Вибирати ефективні value-рішення

Від роботи HR-фахівця залежить клімат в компанії. Саме HR — той фахівець №1, який задає ритм організації. Тому HR-у важливо самому бути мотивованим, позитивним і проактивним.

Як налаштувати віддалений менеджмент

Робота з дому має як свої переваги, так і очевидні недоліки. Далі розберемо, які саме.

Плюси роботи з дому:

• Співробітник виконує роботу в комфортних для себе умовах
• Не потрібно витрачати час і кошти на дорогу до офісу
• Компанії не потрібно створювати простір для роботи, досить використовувати необхідні онлайн-інструменти
• Працювати з талантами можна по всьому світу, не обмежуючись рамками одного міста чи країни

Мінуси роботи з дому:

• Зниження залученості та продуктивності персоналу
• Неповноцінне управління віддаленими командами
• Порушення Work-Life Balance
• Відсутність звичного ритму

За даними Gartner, 54% HR назвали відсутність технологій основною перешкодою для ефективної віддаленої роботи. Ми підготували для вас список способів, які допомагають HR-фахівцю управляти віддаленою командою і підтримувати корпоративну культуру онлайн.

7 способів управління віддаленою командою

1. Давайте співробітникам більше, ніж вони просять
2. Надихайте інших своїм прикладом
3. Збільште кількість і якість зворотного зв'язку від керівників
4. Залишайтеся відкритими і будьте завжди на зв'язку
5. Переносьте традиції компанії в онлайн
6. Звертайте увагу на проблеми і знаходьте рішення в найкоротші терміни
7. Дайте можливість співробітникам вносити свої пропозиції

Як підтримувати корпоративну культуру під час віддаленої роботи

1. Знаходьте нові рішення в комунікації зі співробітниками. Наприклад, відправляйте не тільки текстові повідомлення в загальний чат, а й привітальні селфі-відео.
2. Під час онлайн-корпоративів задавайте питання, які допоможуть «розтопити лід» на початку зустрічі. Список ми склали тут.
3. Розділіть корпоративний дзвінок на кілька breakout rooms, щоб співробітники могли поспілкуватися окремими групами.

Чому співробітники звільняються і як цього не допустити

Звільнення цінного члена команди — це не тільки втрата досвідченого фахівця, але і великі фінансові витрати. Пошук і найм нового співробітника, за підрахунками IT Svit, коштують 2-4 зарплат фахівця і займають багато часу. Люди можуть звільнятися з незалежних від компанії причин:

• Сімейні обставини
• Зміна сфери діяльності
• Кар'єрний розвиток поза рамками компанії

Але на їх рішення може вплинути і поведінка роботодавця:

• Несправедлива оплата праці
• Низький рівень організації робочих процесів
• Корпоративна культура, яка не надихає
• Відсутність можливості навчатися і кар'єрно зростати

Тому, дуже важливо розуміти, чому співробітники йдуть, і покращувати умови роботи, щоб цього не відбувалося з вини компанії.

Чек-лист ознак співробітника, який планує залишити компанію

Ми підготували для вас 9 ознак, наявність яких говорить, що ймовірність звільнення працівника наближається до 100%.

1. Неохоче приступає до своїх завдань
2. Не бере участі в корпоративних заходах
3. Часто відлучається «у справах» в робочий час
4. Відкриває резюме на сайтах робіт або стає активним в LinkedIn
5. Не проявляє ініціативу на мітингах і презентаціях
6. Його команду нещодавно залишили ключові співробітники
7. Співробітник давно не отримує достатньо розвитку в рамках компанії
8. На його посаді кар'єрне зростання є неможливим
9. Він отримує нові навички, не пов'язані з посадою

Інструменти, які нам допомагають утримувати таланти

• Правильний онбординг і адаптація
• Моніторинг настрою
• Опитування: eNPS, Q12, оцінка Team Leads
• 1:1
• Сповіщення в Google Alerts на імена і прізвища співробітників
• Інформування співробітників через пости в Telegram-каналах, чат-боти
• Графіки відсутностей, лікарняних або переносів робочого часу
• Системні фідбеки від керівників

Кейс: як працювати на випередження, вирішуючи реальні проблеми

Унікальна функція, реалізована в Hurma, — моніторинг настрою. Вона дозволяє вирішувати питання співробітників до того, як вони стануть причинами звільнення з компанії.

Чому моніторити настрій співробітників так важливо? Статистика настрою співробітника дозволить вам відслідковувати найменший дискомфорт на робочому місці і негайно вживати заходів, вирішивши всі питання в цей же день. Часто, фахівці соромляться написати, що у них не зовсім справно працює техніка (яку просто можна замінити) або просто поганий настрій через особисті проблеми (можна оформити відпустку на кілька днів). Гейміфікований інструмент дозволяє наче граючись через настрої смайла передати свої емоції і прокоментувати їх без особистого контакту з HR.

Ви можете застосувати це в своїй роботі, якщо у вас немає Hurma, створивши спеціальну Google-форму або будь-яке інше опитування зі смайлами і можливістю залишати коментарі. Головне — оперативно отримувати інформацію і відслідковувати статистику.

Компанія IT Svit, яка розробила Hurma System, за допомогою цього інструменту впровадила в свою корпоративну культуру ряд змін після переходу 100% співробітників компанії на дистанційну роботу. Саме коментарі і відповіді допомогли відстежити динаміку зниження настроїв після переходу з офісу додому. Завдяки «Моніторингу» та функції «Опитування» HR-фахівці IT Svit зібрали дані, на основі яких впровадили:

1. Онлайн кава-брейки двічі в день, де на Zoom-зустрічі співробітники можуть всі разом попити кави і поспілкуватися, як це робили раніше в офісі на кухні.

2. Онлайн-дзвінки з керівництвом в рамках яких виступає СЕО компанії Володимир Федак і розповідає про діяльність компанії в період карантину.

3. П'ятничні IT Svit Day з неформальним спілкуванням та онлайн-іграми.

HRM-система - зручність чи must have

Як HRM-система допомагає фахівцю з персоналу утримувати кращих співробітників?

1. Автоматизація процесів

Чому варто вибирати автоматизацію HR-процесів в кризу?

• Спрощує роботу

Ви можете швидше реагувати на запити співробітників і оперативніше їх вирішувати.

• Допомагає не концентруватися на рутині

HRM-система покликана автоматизувати рутинні повторювані дії: Absence management, організація Welcome interview, Adaptation meeting, Probation meeting, 1:1 і Exit interview, проведення опитувань, ведення Performance management.

• Звільняє час для тих завдань, які дійсно важливі сьогодні

Автоматичні дії з щоденними процесами дозволяють займатися актуальною HR-стратегією, розробити нові ідеї та рішення в зв'язку з переходом роботи в домашній режим.

2. Розвиток в рамках компанії

Функція OKR дозволяє відстежувати як цілі кожного співробітника, так і команди.

3. Підвищення залученості

В HRM-системі співробітник має власний аккаунт, і може отримувати повідомлення про новини в компанії, зручно стежити за подіями в календарі, запитувати лікарняний або овертайм в декілька кліків, зручно проходити опитування.

Замість висновку

Дорогі HR-фахівці, давайте бути гнучкими, змінюватися і адаптуватися, підтримувати один одного і мислити позитивно, надихати й надихатися своїми співробітниками, і обов'язково залишати час на дійсно важливі завдання. Тоді ваша компанія не втратить ключових співробітників і навіть придбає нових!

Запис вебінару ви можете знайти на нашому YouTube-каналі:

• Робота з дому